Diagram struktury procesu - VAC: účel modelu
- Procesní diagram VAC se obvykle využívá zaznamenání struktury subprocesů, případně k provedení detailní analýzy jednoho konkrétního procesu.
- K jednotlivých subprocesům mohou být připojeny SIPOC diagramy, EPC, eEPC nebo BPMN diagramy.
- Detailní analýza nahlíží na proces jako na hodnotový řetězec (postup), nikoliv pouze jako na objekt, jak je tomu v případě vrcholové procesní mapy. Předmětem zájmu je vždy jediný proces.
- Cílem dekompozice procesu je objevit všechny subprocesy a vyjádřit jejich vzájemné uspořádání do hodnotového řetězce zasazeného prostřednictvím procesního diagramu - VAC (řetězce přidané hodnoty) do kontextu organizační struktury.
- První verze hodnotového řetězce obvykle obsahuje řadu podpůrných činností či celých (kontextově souvisejících) subprocesů.
- Toto je v praxi zcela běžný jev, jde o neuvědomění si procesů anebo pozůstatek vývoje organizace, která zpočátku nedisponuje potřebným množství zdrojů (důsledkem je velká kumulace rozmanitých rolí) a s postupným růstem organizace nedochází k průběžnému vytěsňování podpůrných činností do samostatných procesů. Pracovníci dělají vše proto, aby nakonec bylo dosaženo cíle organizace.
- Klíčové procesy dokumentujte ve formátu s plaveckými drahami. Každému oddělení, které má na průběh procesu vliv, přidělte samostatnou plaveckou dráhu, do které budete zaznamenávat jednotlivé bloky procesu. Model tvorby přidané hodnoty zobrazuje v grafickém vyjádření celý tok procesu a kolikrát je proces (i bezdůvodně) předáván tam a zpět mezi různými odděleními.
Ukázka hodnotového řetězce klíčového procesu
Takto zmapovaná první verze reálného procesu R01 Příprava a vyhlášení veřejné soutěže generuje řadu podnětů pro prvotní vyladění struktury klíčového procesu:
- Při pohledu na hodnotový řetězec lze dovodit, že hlavní business tohoto procesu probíhá v oddělení veřejných soutěží, do kterého je soustředěna většina subprocesů.
- R0105 a R0109 – vlastní jednání předsednictva má charakter podpůrného procesu a jako takový by měl být z hodnotového řetězce vytěsněn. Pokud tuto službu proces R01 potřebuje, měl by se odvolat formou požadavku na průřezový podpůrný proces „Jednání předsednictva TA ČR“.
- R0106 je nevhodně kompetenčně usazen do oddělení veřejných soutěží. Při přípravě soutěže vzniká návrh elektronické přihlášky uchazeče, který je následně komunikován s dodavatelem IS. Podpůrné aktivity spojené s řízením produkčního IS by měly být vytěsněny do procesů ICT.
- R0107 – také tento subproces by měl být z hodnotového řetězce vytěsněn do průřezového podpůrného procesu změnového řízení produkčních IS, což zajistí určitý systematický přístup k implementaci změn IS.
- R0110 – aktivity subprocesu by měly být přesunuty do společného podpůrného procesu přijímání a odesílání pošty a vedení spisové služby, která je v gesci pracovníků podatelny. Společný proces poskytuje služby napříč celou organizací.
- R0113 - tento subproces je nevhodně kompetenčně usazen. Veřejnou soutěž na webovém portálu organizace zveřejňuje pracovník oddělení veřejných soutěží, což je aktivita, která s primárním businessem nijak nesouvisí a jako taková by měla být řešena požadavkem na společný podpůrný proces „Správa webového portálu“.
O výše uvedené subprocesy bude možné v druhé verzi proces očistit. Povšimněte si, že jsme již na této úrovni identifikovali, díky dostatečné hloubce zpracování procesní mapy, potenciál optimalizace procesu. Z tohoto příkladu je také zřejmý zásadní význam dobře provedené detailní analýzy struktury procesu.
Ukázka struktury podpůrného procesu
Při mapování podpůrných procesů lze postupovat analogicky. Na následující ukázce je znázorněna mapa podpůrného procesu Řízení lidských zdrojů. Subprocesy S0201, S0207 a S0208 nejsou zařazeny do řetězce, neboť probíhají kontinuálně nad celou "výrobní linkou" tohoto procesu:
Dekompozice makroprocesu
Na následujícím obrázku je znázorněna vazba procesu na další pohledy v organizaci. I tímto způsobem lze zdokumentovat manažerský pohled na proces, ačkoliv z metodického pohledu je výhodnější použítí diagramu alokace procesu - SIPOC (téma Základní popisné atributy procesu - metoda SIPOC ) .
- Odkaz na popis výchozích objektů a vazeb modelu: Diagram srtuktury procesu - VAC.